Порядок обработки личных данных

Внимание! Это неофициальный перевод. Официальная версия документа доступна по адресу: www.rara.ee/privaatsus.

Контактные данные специалиста по защите данных Национальной библиотеки:
andmekaitse@rara.ee
+372 630 7131

Специалист по защите данных
Национальная библиотека Эстонии
Тынисмяги, 2, 10122 Таллинн

1. Персональные данные и правовые акты, регулирующие их обработку

1.1. Персональные данные – это любые данные, позволяющие прямо или косвенно идентифицировать физическое лицо. Обработка персональных данных в Национальной библиотеке Эстонии (далее – Библиотека) охватывает все действия с такими данными, за исключением обработки информации о юридических лицах и обработки персональных данных на сторонних веб-сайтах, на которые ведут ссылки с веб-сайта Библиотеки.

1.2. Особые категории персональных данных включают информацию, раскрывающую расовое или этническое происхождение, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, членство в профсоюзах, а также генетические и биометрические данные, используемые для уникальной идентификации физического лица, данные о состоянии здоровья, сексуальной жизни или сексуальной ориентации.

1.3. Субъект данных – это физическое лицо, персональные данные которого обрабатываются Библиотекой.

1.4. Библиотека обрабатывает персональные данные в объеме, необходимом для достижения конкретных целей обработки, соблюдая положения Закона о защите персональных данных и Общего регламента по защите данных (GDPR) – Регламента (ЕС) 2016/679 Европейского парламента и Совета от 27 апреля 2016 года о защите физических лиц при обработке персональных данных и о свободном обращении таких данных, а также о признании недействительной Директивы 95/46/EC.

1.5. Обработка персональных данных на платформе выдачи книг Minu Raamatukogu (MIRKO) регулируется отдельным документом, размещенным на самой платформе MIRKO.

2. Обработка персональных данных при предоставлении ограниченного доступа к услугам зарегистрированным пользователям

2.1. Регистрация пользователей и оказание ограниченных услуг зарегистрированным пользователям регулируется Правилами пользования Национальной библиотекой Эстонии.

2.2. Персональные данные пользователей Национальная библиотека получает от самого лица в зависимости от используемой им услуги, а также из Регистра народонаселения – для проверки представительских полномочий и в случае предъявления правового требования. В зависимости от оказываемой услуги и сделанных пользователем выборов, Национальная библиотека может обрабатывать следующие данные:

2.2.1. данные для идентификации лица, в том числе имя, личный код или дата рождения, имя пользователя или номер библиотечной карты, имя пользователя аккаунта в социальных сетях, номер ID-карты;

2.2.2. контактные данные, в том числе адрес э-почты, телефон, почтовый адрес;

2.2.3. в случае пользователя услуги, находящегося под опекой, – данные о его опекуне, в том числе данные для идентификации опекуна и контактные данные;

2.2.4. данные о сфере деятельности и интересах пользователя услуги;

2.2.5. служебные или учебные данные исследователя, в том числе учебное или рабочее учреждение, тема исследовательской работы и ученая степень, если он ходатайствует о доступе к персональным архивам;

2.2.6. данные о коммуникации, в том числе содержание уведомлений, переданных по э-почте, письмом, в социальных сетях, в веб-чате, на платформе веб-встреч или по телефону;

2.2.7. данные о бронировании рабочих и групповых помещений, в том числе время бронирования;

2.2.8. данные об использовании услуг и связанном с использованием уровне удовлетворенности, в том числе использованные услуги, активность использования услуг и обратная связь пользователя услуги;

2.2.9. данные о нарушениях правил пользования Национальной библиотеки, задолженностях и других правовых требованиях;

2.2.10. данные о нарушении, расстройстве или заболевании, препятствующем чтению печатного текста.

2.3. Персональные данные зарегистрированных пользователей Национальная библиотека может обрабатывать в следующих целях и на следующих правовых основаниях:

2.3.1. для регистрации пользователя, создания и управления пользовательским аккаунтом, а также для обеспечения доступа к предназначенным для читателей базам данных и ИТ-системам – обработка осуществляется на основании согласия;

2.3.2. для оказания услуг, направления уведомлений и взаимодействия с пользователем услуги, в том числе для ответа на запросы, управления бронированиями, уведомления об окончании читательских прав или срока пользования изданием – обработка осуществляется для исполнения или подготовки к исполнению заключенного договора;

2.3.3. для оказания предназначенных для них услуг лицам с инвалидностью, расстройством или заболеванием, препятствующим чтению, – обработка осуществляется для исполнения обязанностей, вытекающих из закона;

2.3.4. для предоставления доступа к персональным архивам – обработка осуществляется для выполнения задачи в общественных интересах, исполнения заключенного договора или на основании согласия;

2.3.5. для обеспечения качества, повышения эффективности и развития предоставляемых услуг, в том числе посредством запроса обратной связи – обработка осуществляется на основании согласия субъекта данных;

2.3.6. для рассмотрения жалоб и обжалования решений, а также для доказывания, реализации и защиты правовых требований, в том числе в части ущерба, причиненного пользователем услуги, находящимся под опекой, – обработка осуществляется для исполнения заключенного договора или исполнения обязанностей, вытекающих из закона.

2.3.7. для исполнения обязанностей, установленных другими правовыми актами, например, по запросу государственных органов, включая правоохранительные органы, судебных приставов, налоговые органы или суды.

3. Обработка персональных данных при оказании других услуг

3.1. Помимо персональных данных, обрабатываемых в рамках услуг для зарегистрированных пользователей (см. п. 2), Национальная библиотека обрабатывает персональные данные также в рамках других услуг, в том числе при использовании компьютеров или WiFi, участии в мероприятиях, образовательных программах или обучениях, подписке на рассылки, а также при оказании услуг издателям и другим библиотекам.

3.2. Персональные данные пользователей таких услуг Национальная библиотека получает от самого лица в зависимости от используемой им услуги, а также – в случае правового требования – из регистра народонаселения. Помимо прочего, в зависимости от услуги и выборов пользователя услуги, Национальная библиотека может обрабатывать следующие данные:

3.2.1. данные для идентификации лица, в том числе имя, личный код или дата рождения, номер ID-карты;

3.2.2. контактные данные, в том числе адрес эл. почты, телефон, почтовый адрес;

3.2.3. данные о связи с юридическим лицом, в том числе имя представителя и его связь с юридическим лицом, либо данные физического лица-предпринимателя;

3.2.4. данные об оказываемых услугах и связанных с ними финансовых данных;

3.2.5. данные о бронировании студий, в том числе время бронирования;

3.2.6. данные о коммуникации, в том числе содержание запросов, ходатайств субъектов данных и запросов о предоставлении информации, переданных по э-почте, письмом, в социальных сетях, в веб-чате или по телефону.

3.2.7. факт использования услуг, предоставляемых через платформу для онлайн-встреч, включая длительность встречи и переписку внутри платформы.

3.2.8. фотографии и иные записи с мероприятий Национальной библиотеки, в том числе (э-)обучений и публичных мероприятий;

3.2.9. данные об участии в играх, конкурсах и кампаниях, в том числе о выигранных призах;

3.2.10. имя посетителя части здания с ограниченным доступом, время посещения и посещаемое учреждение;

3.2.11. данные об автомобиле, в том числе регистрационный номер и марка автомобиля;

3.2.12. данные об использовании услуг и удовлетворенности их использованием, в том числе использованные услуги, активность использования услуг и обратная связь пользователя услуги;

3.2.13. изображения с записей камер видеонаблюдения, описания инцидентов безопасности и объяснения связанных с ними лиц;

3.2.14. специальные категории персональных данных, в том числе данные о виде инвалидности при входе в здание Национальной библиотеки с собакой-поводырем;

3.2.15. данные, собираемые для исполнения обязанностей, вытекающих из законов, в том числе данные о надзоре за услугой авторизованных рабочих мест.

3.3. Персональные данные пользователей услуг Национальная библиотека, помимо указанных в пункте 2.3, обрабатывает, в числе прочего, также в следующих целях и на следующих правовых основаниях:

3.3.1. для оказания или приобретения услуг, в том числе для управления заказами, взаимодействия с контрагентом, организации обучений, образовательных программ и других мероприятий, а также для выдачи справки или сертификата о прохождении обучения – обработка осуществляется для подготовки к заключению и исполнения заключенного договора;

3.3.2. для ответа на запросы, а также для регистрации на организуемые Национальной библиотекой обучения, образовательные программы и другие мероприятия, предоставления возможности просмотра мероприятий в записи – обработка осуществляется на основании согласия;

3.3.3. для записи аудиокниг, предназначенных для лиц с инвалидностью, расстройством или заболеванием, препятствующим чтению, – обработка осуществляется для исполнения заключенного договора;

3.3.4. для обеспечения качества, повышения эффективности и развития предоставляемых услуг, в том числе посредством запроса обратной связи – обработка осуществляется на основании согласия субъекта данных;

3.3.5. для освещения мероприятий и деятельности Национальной библиотеки в (социальных) медиа – обработка осуществляется на основании согласия;

3.3.6. для рассылки новостных писем, информирования о новостных материалах, рекламирования услуг и мероприятий, предлагаемых Национальной библиотекой, проведения кампаний и розыгрышей призов, уведомления победителей о выигрыше и передачи призов победителям – обработка осуществляется на основании согласия;

3.3.7. для приема или обмена книг в депозитарной библиотеке – обработка осуществляется на основании согласия;

3.3.8. для управления оплатой услуг и задолженностями, в том числе для взыскания – обработка осуществляется для исполнения заключенного договора или исполнения обязанностей, вытекающих из законов;

3.3.9. для организации парковки на парковочных местах, принадлежащих Национальной библиотеке, – обработка осуществляется на основании согласия;

3.3.10. для обеспечения внутреннего порядка на территории Национальной библиотеки и в зонах чтения, предотвращения и защиты от неправомерного использования имущества Национальной библиотеки, обеспечения безопасности работников и других пользователей услуг – обработка осуществляется для исполнения обязанностей, вытекающих из законов, или исполнения заключенного договора;

3.3.11. для обеспечения доступа людей с инвалидностью в здание Национальной библиотеки и к услугам – обработка осуществляется на основании согласия;

3.3.12. для реализации прав субъектов данных, связанных с защитой персональных данных, – обработка осуществляется для исполнения обязанностей, вытекающих из законов;

3.3.13. для исполнения обязанностей, вытекающих из иных правовых актов, например по требованию государственных органов, в том числе правоохранительных органов, судебных исполнителей, налоговых органов или судов.

4. Персональные данные пользователей веб-сайтов и информационных систем Национальной библиотеки

4.1. Помимо вышеуказанного, Национальная библиотека обрабатывает персональные данные пользователей в зависимости от посещаемого веб-сайта и используемых информационных систем:

4.1.1. данные аккаунтов, созданных в электронных базах данных, а также данные, сохраняющиеся при входе в аккаунты и использовании их функций, в том числе записи, сохраненные пользователем, поисковые запросы и иные подобные данные;

4.1.2. данные, собираемые в логах различных информационных систем и веб-сайтов, в том числе IP-адреса, даты и время посещений, адреса веб-сайтов, с которых осуществлялось посещение веб-сайтов Национальной библиотеки и которые были посещены, сведения об используемом веб-браузере, операционной системе и устройстве;

4.1.3. MAC-адрес, IP-адрес, а также время подключения к wifi и его отключения;

4.1.4. при печати с читательского компьютера – наименование задания печати, объем и время печати;

4.1.5. аналитические данные, в том числе перемещение по веб-сайтам и продолжительность посещений.

4.2. Использование файлов cookie на веб-сайтах Национальной библиотеки

4.2.1. Файл cookie (англ. cookie) – это текстовый файл, который сохраняется на компьютере лица, посещающего веб-сайт.

4.2.2. Национальная библиотека использует на своих веб-сайтах файлы cookie для того, чтобы сделать использование веб-сайтов более удобным для посетителей и развивать свои веб-ориентированные услуги.

4.2.3. Посетитель веб-сайта может самостоятельно в настройках своего веб-браузера регулировать параметры уведомлений о файлах cookie и их сохранения, а также удалять уже сохраненные файлы cookie.

4.2.4. Национальная библиотека использует прежде всего строго необходимые файлы cookie, которые позволяют посетителю перемещаться по веб-сайту, а также аналитические файлы cookie. Более подробная информация о файлах cookie, используемых на конкретном веб-сайте Национальной библиотеки, приводится на соответствующем веб-сайте.

4.3. Национальная библиотека может обрабатывать персональные данные в следующих целях и на следующих правовых основаниях:

4.3.1. для управления пользовательскими аккаунтами с целью оказания всех услуг, которые пользователь запрашивал у Национальной библиотеки, – обработка осуществляется на основании согласия, а в случае Портала издателей – для выполнения задачи в общественных интересах;

4.3.2. для предоставления бесплатной услуги WiFi и возможности печати через читательские компьютеры – обработка осуществляется на основании согласия;

4.3.3. для персонализации посещения веб-сайтов – обработка осуществляется на основании согласия;

4.3.4. для сбора статистики использования веб-сайтов с целью получения информации о том, какие разделы веб-сайтов Национальной библиотеки посетитель просматривает, а какие – нет, – обработка осуществляется на основании согласия;

4.3.5. для устранения проблем, возникающих при использовании систем Национальной библиотеки, Национальная библиотека сохраняет журналы действий и системные логи – обработка осуществляется для выполнения задачи в общественных интересах и исполнения обязанностей, вытекающих из законов;

4.3.6. для обеспечения сохранности данных Национальная библиотека регулярно выполняет резервное копирование своих информационных систем и содержащихся в них данных – обработка осуществляется для выполнения задачи в общественных интересах и исполнения обязанностей, вытекающих из законов.

5. Обработка персональных данных в библиотечном контексте и в целях установления авторского права

5.1. В библиотечном контексте и в целях установления авторского права персональные данные обрабатываются в случаях, когда лицо упоминается в каком-либо издании либо связано с изданием публикации. Эти данные получаются из самого издания, от издателя, а также из публичных источников, в том числе из регистра данных о наследовании или Регистра народонаселения. В частности, Национальная библиотека может обрабатывать следующие персональные данные:

5.1.1. данные об авторе и других лицах, связанных с произведением, в том числе связь с произведениями, имя, псевдоним, даты жизни, титул, духовный сан или принадлежность к дворянству, для русских имен – отчество, связь с Эстонией, профессия или сфера деятельности, пол, принадлежность к организациям, родственные связи, источники данных (если источником не является само издание);

5.1.2. данные для идентификации правообладателя, издателя и его представителей, дарителя и рекомендателя литературы, в том числе имя и личный код;

5.1.3. контактные данные правообладателя, издателя и его представителей, дарителя и рекомендателя литературы, в том числе адрес э-почты, номер телефона, почтовый адрес;

5.1.4. данные о коммуникации с правообладателем, издателем и его представителем, дарителем и рекомендателем литературы;

5.1.5. иные данные, которые могут быть опубликованы о лице в издании, включая специальные категории персональных данных.

5.2. В библиотечных целях Национальная библиотека обрабатывает персональные данные, в том числе, в следующих случаях:

5.2.1. для описания произведений и их частей, регистрации произведений в Эстонской национальной библиографии, сбора, хранения и предоставления доступа к изданиям и персональным архивам – обработка осуществляется для выполнения задач в общественных интересах, вытекающих из Закона об Эстонской национальной библиотеке или Закона об обязательном экземпляре;

5.2.2. для формирования фондов путем создания сети рекомендателей – обработка осуществляется на основании согласия;

5.2.3. для сбора, хранения и предоставления доступа к цифровым произведениям – обработка осуществляется для выполнения задач в общественных интересах, вытекающих из Закона об Эстонской национальной библиотеке и Закона об обязательном экземпляре;

5.2.4. для оцифровки произведений или их частей либо их воспроизведения в соответствии с Законом об авторском праве – обработка осуществляется для выполнения задач в общественных интересах;

5.2.5. для обеспечения возможности текстового и дата-майнинга в произведениях или их частях, доступных в цифровом виде, в соответствии с Законом об авторском праве – обработка осуществляется для выполнения задач в общественных интересах;

5.2.6. для определения авторских прав и условий доступа, а также для установления правообладателей – обработка осуществляется для исполнения обязанностей, вытекающих из Закона об авторском праве;

5.2.7. для обеспечения доступности открытых данных и их предоставления для повторного использования – обработка осуществляется для исполнения задач, вытекающих из Закона о публичной информации;

5.2.8. для ответа на запросы и представления коллекций – обработка осуществляется для выполнения задач в общественных интересах, вытекающих из Закона об Эстонской национальной библиотеке;

5.2.9. для присвоения международных стандартных номеров книгам, периодическим и нотным изданиям – обработка осуществляется для выполнения задач в общественных интересах, вытекающих из Закона об Эстонской национальной библиотеке.

6. Персональные данные работников, кандидатов на работу и иных лиц, работающих в Национальной библиотеке

6.1. Национальная библиотека обрабатывает персональные данные работников, состоящих в трудовых отношениях и в договорных отношениях по обязательственно-правовым договорам, практикантов, кандидатов на работу или практику, а также волонтеров.

6.2. Персональные данные лиц, указанных в пункте 6.1, Национальная библиотека получает от самого лица, в процессе его работы, а частично – от третьих лиц. В частности, Национальная библиотека может обрабатывать следующие персональные данные:

6.2.1. данные для идентификации лица, в том числе имя, личный код или дата рождения, номер удостоверения личности;

6.2.2. контактные данные, в том числе адрес э-почты, номер телефона, почтовый адрес;

6.2.3. данные о членах семьи, в том числе имена и личные коды иждивенцев;

6.2.4. финансовые данные, в том числе номер банковского счета, размер заработной платы и пособий, а также иные связанные данные;

6.2.5. регистрационный номер и марка автомобиля;

6.2.6. служебные или учебные данные, в том числе сведения об образовании и/или предыдущих местах работы, а также иная информация, содержащаяся в резюме и мотивационном письме и выявляемая в ходе собеседования или общения с рекомендателями;

6.2.7. данные, связанные с трудовой деятельностью, в том числе место работы, должность, рабочее и время отдыха, отпуска, информация об обучениях и командировках, итоги ежегодных бесед и испытательного срока, сведения о результатах работы;

6.2.8. факт использования услуг, предоставляемых через платформу веб-встреч, продолжительность встречи, содержание сообщений, написанных внутри платформы;

6.2.9. изображения с камер видеонаблюдения, а также иная информация, получаемая с использованием электронных средств, в том числе при использовании пропускных карт;

6.2.10. изображения на фотографиях или видеозаписях, сделанных на мероприятиях Национальной библиотеки или мероприятиях, проходивших в Национальной библиотеке, в том числе обучениях;

6.2.11. изображение и имя на визитной карточке и во внутреннем вебе Национальной библиотеки;

6.2.12. журналы использования информационных систем;

6.2.13. данные об изменении, продлении и прекращении трудового договора, в том числе о нарушении условий договора;

6.2.14. специальные категории персональных данных, в том числе данные о состоянии здоровья, например информация о днях болезни и медицинских осмотрах, сведения о нетрудоспособности, беременности и состоянии опьянения, а также данные о членстве в профсоюзе.

6.3. Персональные данные лиц, указанных в пункте 6.1, Национальная библиотека может, в числе прочего, обрабатывать в следующих целях и на следующих правовых основаниях:

6.3.1. в процессе подбора персонала – обработка осуществляется для заключения договора и исполнения обязанностей, вытекающих из Закона о трудовом договоре;

6.3.2. для определения условий трудового договора, включая трудовые функции и обязанности, – обработка осуществляется для заключения и исполнения договора, а также исполнения обязанностей, вытекающих из Закона о трудовом договоре;

6.3.3. для выплаты заработной платы, компенсаций и уплаты налогов – обработка осуществляется для исполнения договора и исполнения обязанностей, вытекающих из Закона о трудовом договоре;

6.3.4. для оценки результатов работы, определения потребностей в обучении и развитии, принятия решений о повышении в должности, а также для контроля соблюдения Закона о трудовом договоре и правил организации труда Национальной библиотеки – обработка осуществляется для исполнения договора и исполнения обязанностей и задач, вытекающих из Закона о трудовом договоре, правил организации труда Национальной библиотеки и должностной инструкции;

6.3.5. для взаимодействия с лицом как в процессе подачи кандидатуры, так и в период трудовых или практических отношений либо волонтерской деятельности – обработка осуществляется для заключения и исполнения договора и исполнения обязанностей, вытекающих из Закона о трудовом договоре;

6.3.6. для предоставления компенсаций, отпусков и обеспечения выхода на пенсию, связанных с трудовыми отношениями, – обработка осуществляется для исполнения договора;

6.3.7. для оформления служебных командировок – обработка осуществляется для исполнения договора и исполнения обязанностей, вытекающих из Закона о трудовом договоре;

6.3.8. для сбора доказательств нарушений правил организации труда или Закона о трудовом договоре – обработка осуществляется для исполнения договора и исполнения обязанностей, вытекающих из Закона о трудовом договоре;

6.3.9. для принятия решения о продолжении трудовых отношений либо их прекращении – обработка осуществляется для исполнения договора и исполнения обязанностей, вытекающих из Закона о трудовом договоре;

6.3.10. для предоставления рекомендаций и составления рекомендательных писем – обработка осуществляется на основании согласия;

6.3.11. для предоставления и организации бесплатной парковки – обработка осуществляется на основании согласия;

6.3.12. для предотвращения неправомерного использования и защиты имущества Национальной библиотеки, а также для обеспечения безопасности работников и пользователей услуг – обработка осуществляется для защиты законных интересов Национальной библиотеки;

6.3.13. для иных видов обработки персональных данных, о которых Национальная библиотека уведомляет заранее и запрашивает согласие, если такие виды обработки не вытекают из договора или законов.

6.4. Специальные категории персональных данных Национальная библиотека обрабатывает в следующих целях и на следующих правовых основаниях:

6.4.1. для оценки состояния здоровья и трудоспособности, необходимых для выполнения работы, а также для учета дней болезни – обработка осуществляется для исполнения договора и исполнения обязанностей, вытекающих из Закона о трудовом договоре;

6.4.2. данные о состоянии здоровья используются при создании на рабочем месте условий, соответствующих особым потребностям работника, – обработка осуществляется для исполнения обязанностей, вытекающих из законов;

6.4.3. данные о членстве в профсоюзе используются для уплаты членских взносов и обеспечения защиты, предусмотренной законами, – обработка осуществляется для исполнения обязанностей, вытекающих из законов.

7. Хранение персональных данных

7.1. Национальная библиотека хранит персональные данные в течение срока, необходимого для достижения цели, для которой эти данные были собраны, либо в соответствии с требованиями, вытекающими из законов.

7.2. Персональные данные зарегистрированного пользователя Национальная библиотека хранит в течение трех лет с момента последнего использования услуги.

7.3. Фотографии и видеозаписи, сделанные в Национальной библиотеке и на мероприятиях, связанных с Национальной библиотекой, хранятся бессрочно либо до отзыва согласия.

7.4. Записи с камер видеонаблюдения Национальная библиотека хранит в соответствии с Законом о безопасности в течение одного месяца, после чего они удаляются.

7.5. Ответы на объемные информационные запросы Национальная библиотека хранит бессрочно, при этом содержащиеся в них персональные данные остаются конфиденциальными.

7.6. Персональные данные работников и кандидатов на работу Национальная библиотека хранит следующим образом:

7.6.1. Данные кандидатов на работу Национальная библиотека удаляет либо уничтожает (на бумажных носителях) не позднее чем через один год после окончания конкурса, по истечении возможного срока предъявления требований;

7.6.2. Документацию, связанную с работниками, и содержащиеся в ней данные Национальная библиотека хранит после прекращения трудовых отношений в течение 10 лет, а в случае трудовых отношений, заключенных до 1 июля 2009 года, – до 50 лет после прекращения трудовых отношений;

7.6.3. Книгу регистрации трудовых книжек Национальная библиотека хранит бессрочно в своем архиве и использует исключительно в целях исторических и научных исследований.

7.7. Срок хранения персональных данных, обрабатываемых в связи с использованием баз данных и веб-сайтов Национальной библиотеки, зависит от целей хранения персональных данных:

7.7.1. автоматические логи, связанные с использованием веб-сайтов, хранятся от 25 минут до 45 дней в зависимости от типа лога, при этом в резервных копиях они сохраняются до 2 лет;

7.7.2. статистика использования веб-сайтов хранится 50 месяцев;

7.7.3. пользователь веб-сайта может в любое время самостоятельно удалить файлы cookie, сохраненные веб-сайтами Национальной библиотеки, в своем веб-браузере;

7.7.4. при создании аккаунта на веб-сайтах пользователь может самостоятельно удалить свои персональные данные. Уже созданные резервные копии данных хранятся в резервном хранении до 2 лет.

7.8. Данные, собранные в библиотечных целях, для определения авторских прав и условий доступа к цифровым объектам, а также для установления правообладателей, Национальная библиотека хранит бессрочно.

7.9. Сроки хранения документов определены в «Классификационной схеме документов Национальной библиотеки».

8. Передача персональных данных третьим лицам

8.1. Доступ к персональным данным имеют те работники Национальной библиотеки, которым он необходим для выполнения служебных обязанностей с целью оказания запрошенной услуги. Например, доступ к базе данных читателей имеют сотрудники клиентского обслуживания.

8.2. Работники Национальной библиотеки, имеющие доступ к персональным данным, несут договорное обязательство сохранять конфиденциальность персональных данных, ставших им известными в ходе работы, и не раскрывать их третьим лицам.

8.3. Передача персональных данных третьим лицам осуществляется исключительно на основании закона или договора либо на основании согласия лица:

8.3.1. платформа управления пользователями – управление контактными данными зарегистрированных пользователей и данными, связанными с выдачей изданий;

8.3.2. платформа индекса рекомендаций – для запроса обратной связи передается адрес э-почты пользователя услуги;

8.3.3. платформа рассылки новостей – для отправки новостной рассылки передается адрес э-почты лица;

8.3.4. платформа э-почты, совместной работы и обмена документами – все электронные письма и их содержимое;

8.3.5. приложение веб-чата – содержание запроса, адрес э-почты и имя лица;

8.3.6. платформа веб-встреч – факт использования, продолжительность встречи, сообщения, написанные внутри платформы;

8.3.7. платформа поискового портала Национальной библиотеки – передается IP-адрес, а при использовании функции «Моя читательская карта» также адрес э-почты и номер телефона;

8.3.8. поставщик почтовых услуг – передаются имя и почтовый адрес;

8.3.9. среда электронного обучения – передаются имя, адрес э-почты и иные данные, которые обучающийся добровольно добавил;

8.3.10. платформа аналитики веб-сайтов – передается статистика посещений веб-сайтов Национальной библиотеки, в том числе IP-адреса;

8.3.11. поставщик услуг бухгалтерского учета и кадрового администрирования – передаются данные, требуемые правилами бухгалтерского учета и управления персоналом;

8.3.12. поставщик ИТ-услуг – передаются все данные, возникающие в связи с использованием информационных систем Национальной библиотеки;

8.3.13. поставщик инкассо-услуг – передаются данные для идентификации лица, его контактные данные и сведения о денежном требовании;

8.3.14. аккаунты Национальной библиотеки в социальных сетях – передаются фотографии и видеозаписи с публичных мероприятий Национальной библиотеки;

8.3.15. Налогово-таможенный департамент, Касса здоровья, Касса по безработице и Департамент социального страхования – передаются имя, личный код, заработная плата и сведения о пособиях и налогах;

8.3.16. поставщик охранных услуг – передаются записи камер видеонаблюдения и персональные данные, связанные с нарушением внутреннего распорядка Национальной библиотеки, в том числе сведения о нарушении;

8.3.17. публикация заявления, запроса о предоставлении информации, ходатайства о разъяснении, обращения или договора, заключенного с Национальной библиотекой, в регистре документов Национальной библиотеки в соответствии с Законом о публичной информации – передаются данные, требуемые Законом о публичной информации;

8.3.18. предприятие, организующее парковку – регистрационный номер, марка автомобиля, время парковки;

8.3.19. платформы поиска работы – данные, необходимые для подачи кандидатуры;

8.3.20. государственные учреждения, в том числе правоохранительные органы, судебные исполнители или суды, если у них имеется правовое основание для запроса, – передаются персональные данные, для запроса которых существует законное основание.

8.4. Данные, собранные в библиотечных целях, в том числе данные, связанные с авторским правом, передаются третьим лицам, в числе прочего, в следующих случаях:

8.4.1. данные о произведениях и связанных с ними лицах включаются в общеэстонский электронный каталог;

8.4.2. данные о произведениях и связанных с ними лицах, аннотации произведений либо само произведение направляются лицам с инвалидностью, расстройством или заболеванием, препятствующим чтению, на CD-носителе;

8.4.3. заказчик заказал цифровую копию произведения через платформу EOD;

8.4.4. передача цифровых произведений Национальной библиотеке для включения в цифровой архив;

8.4.5. эстонские и международные базы данных, в которые аккумулируются данные об изданиях, лицах, связанных с изданиями, и об авторских правах;

8.4.6. в ходе иных библиотечных видов деятельности, в том числе в рамках межбиблиотечного абонемента.

9. Права лица в связи с его персональными данными

9.1. В отношении персональных данных, которые обрабатывает Национальная библиотека, субъект данных обладает следующими правами:

9.1.1. субъект данных имеет право ознакомиться со своими персональными данными, которые Национальная библиотека собирает о нем, а также требовать передачи тех персональных данных, обработка которых осуществляется в автоматизированном виде и основана на заключенном договоре либо на его согласии (см. пункты 2–7). В таком случае Национальная библиотека передает данные субъекта данных либо ему самому, либо, если это технически возможно, указанной им организации в структурированном, общепринятом и машиночитаемом формате;

9.1.2. субъект данных имеет право требовать исправления неточных данных или удаления своих персональных данных. Эти права можно реализовать через личный пользовательский аккаунт на платформе управления пользователями либо в настройках аккаунта на веб-сайтах Национальной библиотеки;

9.1.3. если субъект данных считает, что его персональные данные являются неточными либо что Национальная библиотека обрабатывает его персональные данные незаконно, он имеет право требовать ограничения обработки своих персональных данных до принятия Национальной библиотекой соответствующего решения;

9.1.4. если основанием обработки персональных данных является согласие, субъект данных имеет право отозвать его в любой момент.

9.2. Для реализации прав, указанных в пункте 9.1, необходимо подать собственноручно подписанное заявление специалисту по информации на бумажном носителе либо электронно подписанное заявление специалисту по защите данных в электронном виде по адресу andmekaitse@rara.ee, при этом следует учитывать, что права, указанные в подпунктах 9.1.2 и 9.1.4, могут быть реализованы самостоятельно.

9.3. Субъект данных имеет право заявить возражения против обработки своих персональных данных, если основанием обработки является законный интерес либо выполнение задачи в общественных интересах (см. пункты 2–7). Для подачи возражений необходимо подать собственноручно подписанное заявление специалисту по информации на бумажном носителе либо электронно подписанное заявление специалисту по защите данных в электронном виде по адресу andmekaitse@rara.ee.

9.4. Национальная библиотека вправе оставить без удовлетворения заявление, поданное на основании пункта 9.2, если требование субъекта данных является явно необоснованным или чрезмерным либо если основания для отказа вытекают из законов.

9.5. Для защиты своих прав субъект данных вправе обратиться в Инспекцию по защите данных или в суд.

10. Разъяснения и дополнительная информация

10.1. Субъект данных имеет право получить разъяснения относительно обработки своих персональных данных и своих прав. Для получения разъяснений Национальная библиотека просит обратиться к специалисту по информации, а в случае объемных вопросов направить письмо специалисту по защите данных Национальной библиотеки по адресу andmekaitse@rara.ee.

10.2. Специалист по защите данных Национальной библиотеки:

эл. почта: andmekaitse@rara.ee; тел.: 630 7131

почтовый адрес: Специалист по защите данных, Национальная библиотека Эстонии, Тынисмяги, 2, 15189 Таллинн.